Adaptation des indemnités pour les voyages d’affaires à l’étranger 2025
Les frais exposés par un travailleur lors d'un voyage d’affaires à l'étranger peuvent être remboursés par l'employeur sur base forfaitaire. Les montants forfaitaires acceptés dans la « liste des pays » ont été mis à jour le 14 juillet 2025 et sont d’application à partir du 1er août 2025. Nous abordons les modalités d'octroi de ces indemnités pour les voyages d'affaires à l'étranger dans la présente newsletter.
Que sont les voyages d’affaires à l’étranger ?
Il existe deux catégories de voyages d’affaires à l’étranger :
- Catégorie 1 « courts voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de minimum 10 heures et de maximum 30 jours calendrier ;
- Catégorie 2 « longs voyages d’affaires à l’étranger » : un travailleur séjourne à l’étranger à la demande de l’employeur pour une période de plus de 30 jours calendrier consécutifs
! Les travailleurs concernés doivent exercer une activité professionnelle principalement sédentaire et le salaire perçu pour ces jours doit être soumis à l’impôt en Belgique.
Quelles sont les indemnités existantes et quels frais couvrent-elles ?
Les indemnités forfaitaires de séjour sont destinées à rembourser les petites dépenses que le travailleur pourrait engager au cours de son voyage d’affaires. Il s'agit notamment des frais de repas (midi et soir), des frais de petite restauration et de boisson, des frais de transport local et des frais de communication téléphonique. Le travailleur ne doit pas fournir de preuve (écrite) à son employeur. Le montant est fixé de manière forfaitaire.
Les frais d'hôtel (en ce compris le petit déjeuner), de voyage et de carburant ne sont pas couverts par cette indemnité de séjour. Ces frais peuvent bien sûr être remboursés sur présentation de preuves écrites, notamment sous forme de tickets et de bons. Pour les frais de logement, il est également possible d'opter pour un montant forfaitaire, mais cela est moins fréquent dans la pratique.
Il existe deux types de forfaits acceptés :
- Une indemnité forfaitaire égale à 37,18 EUR/jour, quelle que soit la destination du voyage d’affaires et quelle que soit la durée (catégorie 1 en 2).
- Une indemnité forfaitaire selon une liste de pays. La liste des pays reprend les forfaits acceptés par pays et par catégorie. Les montants sur la liste des pays sont généralement plus élevés que le montant fixe de 37,18 EUR/jour.
Il est en principe prévu que cette liste de pays soit adaptée chaque année, mais la dernière adaptation datait de 2023. Vous pouvez consulter les nouveaux montants ajustés à travers ce link.
Conditions
Les frais ne peuvent être accordés sous la forme d'une indemnité forfaitaire que s’ils ne sont pas déjà remboursés par le biais d'une note de frais et pour autant que le travailleur ne déclare pas ces frais comme des dépenses professionnelles dans sa déclaration d'impôts.
En outre, les conditions suivantes s'appliquent :
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Les montants peuvent être utilisés pour chaque jour complet d'absence (= un jour entre les nuitées pendant les voyages d’affaires) et pour les voyages d’affaires où le travailleur revient le même jour mais a été absent plus de 10 heures.
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Pour les voyages de plus de 24 heures, le montant pour les jours de départ et de retour doit être réduit de 50 %.
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Si les frais de repas sont déjà pris en charge par l'employeur, l'indemnité journalière est réduite de 35 % pour le repas du midi et de 45 % pour le repas du soir.
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Si des petites dépenses (p.ex. petite restauration, frais de parking, pourboires, etc.) sont remboursées séparément par l’employeur, l’indemnité journalière doit être réduite de 20%.
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Si l’employé reçoit des chèque-repas, l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité journalière.
Les indemnités journalières forfaitaires constituent des frais propres à l'employeur dans les conditions reprises ci-dessus. Aussi bien l’ONSS que le fisc admettent donc que ces indemnités soient exonérées de cotisations de sécurité sociale, resp. d'impôt.
Pro-Pay a développé un tool qui vous permet de calculer facilement les indemnités forfaitaires de séjour sur base des principes énoncés ci-avant. Contactez-nous via tax@pro-pay.be si vous souhaitez recevoir une proposition de prix.
