COVID-19 : Déclaration télétravail obligatoire pour les employeurs
Le 17 novembre 2021, le Comité de Concertation a décidé que le télétravail devenait à nouveau obligatoire, à moins qu’il soit impossible en raison de la nature de la fonction ou de la continuité de la gestion de l’entreprise, des activités ou des services. L’Arrêté Royal a été publié le 19 novembre dernier au Moniteur belge. Le télétravail n'est obligatoire qu’à hauteur 4 jours par semaine et à partir du 13 décembre, cette obligation sera ramenée 3 jours par semaine par travailleur.
Comme c’était déjà le cas durant les mois d’avril, mai et juin, les entreprises devront obligatoirement communiquer le nombre de personnes occupées auprès de l’entreprise ainsi que le nombre de personnes pour lesquelles il est impossible de télétravailler. Cette communication s’ effectue à nouveau par le biais d’un système d’enregistrement électronique via le portail de l’ONSS. Cette obligation s’applique, pour le moment, à partir du 22 novembre jusqu’au 28 janvier inclus. Le non-respect de cette obligation peut être sanctionné d'une amende pénale ou d'une amende pécuniaire administrative.
Si aucun modification n’est apporté au nombre total de personnes après la déclaration de novembre et que le nombre de postes hors télétravail reste également inchangé, vous ne devez pas effectuer de nouvelle déclaration en décembre 2021 et janvier 2022.
Attention ! N’oubliez pas que vous devez toujours remettre à vos travailleurs qui ne peuvent pas télétravailler, une attestation qui confirme la nécessité de la présence du travailleur dans l’entreprise. Si vous le souhaitez, Pro-Pay peut vous transmettre un exemple d’une telle attestation.
Fréquence du télétravail
Jusqu’au 12 décembre 2021 inclus, une obligation de télétravail existe pour chaque travailleur dont le poste permet le télétravail, pendant 4 jours par semaine. La nouveauté toutefois prévue puisque : maximum 20 % des personnes ayant un poste pour lequel le télétravail est possible peuvent être présentes dans les locaux de l'entreprise en même temps.
A partir du 13 décembre 2021, l’obligation de télétravail sera réduite à 3 jours par semaine. A partir de cette date, 40 % maximum des personnes dont le poste permet le télétravail peuvent également être présentes dans les locaux de l'entreprise en même temps.
Pour les PME de moins de 10 personnes, maximum 5 personnes peuvent être présentes en même temps dans les locaux de l’entreprise.
Quels employeurs ?
Cette obligation vaut pour tous les employeurs sauf pour les PME occupant moins de 5 personnes, quelle que soit la nature de leur relation de travail.
Quelles données ?
L’employeur doit, chaque mois, communiquer les informations suivantes à l’ONSS :
- Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise.
- Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise pour qui le télétravail est impossible
Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement. On entend par unité d’établissement : un lieu où s'exerce l'activité principale ou une activité auxiliaire de l'entreprise (par exemple, siège d'exploitation, département, atelier, usine, entrepôt, bureau, magasin...). Vous pouvez rechercher les unités d’établissement de votre entreprise sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Lorsqu’on parle de personnes occupées au sein de l’entreprise, ne sont pas seulement visés les travailleurs qui sont employés par l’entreprise mais également les tiers qui sont les personnes présentes de manière structurelle au sein de l’entreprise. Pensez notamment aux intérimaires, aux consultants indépendants, aux travailleurs détachés, au personnel de garde, etc.
Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent pas être exercées au domicile. Il s’agit plus exactement d’ouvriers dans un environnement de production, de personnel d’accueil, des représentants de commerce, des coursiers, etc.
Les travailleurs qui occupent une fonction pour laquelle le télétravail est possible mais qui doivent exceptionnellement être présents sur le lieu de travail pour l’envoi et la réception de la poste, l’impression de documents, une évaluation, etc. , doivent pouvoir justifier leur présence. Nous vous conseillons également, pour ce type de présences exceptionnelles, de prévoir une attestation qui justifie la nécessité de la présence exceptionnelle au travail.
Quand ?
La déclaration doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil du mois. La déclaration en elle-même doit cependant porter sur le nombre de personnes au premier jour ouvrable du mois. Il existe une exception pour la première déclaration : elle concerne la situation au 24.11.2021 : déclaration au plus tard le 30.11.2021.
Action!
- Veillez à introduire votre déclaration télétravail Corona à temps durant les prochains mois
- Vous pouvez procéder à vote déclaration via le portail de l’ONSS : Corona déclaration télétravail
- Si vous êtes dans l’impossibilité de procéder à cette déclaration, vous pouvez faire appel à votre Payroll Business Partner. Dans ce cas, merci de nous communiquer les informations suivantes :
1: Le nombre de personnes occupées dans l’entreprise (y compris les travailleurs détachés, les sous-traitants, les intérimaires, etc)
2: Le nombre de personnes pour lesquelles le télétravail n’est pas possible. Les noms de ces personnes ne sont pas nécessaires, le nombre suffit.
