29/03/2021

COVID-19 : Déclaration télétravail obligatoire

Le télétravail en Belgique est obligatoire depuis fin octobre 2020, à moins qu’il soit impossible en raison de la nature de la fonction ou de la continuité de la gestion de l’entreprise, des activités ou des services. Le gouvernement belge veut renforcer le contrôle de ce télétravail obligatoire dans la mesure où les chiffres liés au coronavirus évoluent dans le mauvais sens. 

C’est la raison pour laquelle les autorités belges ont introduit un système d’enregistrement électronique obligatoire. A partir du 01.04.2021 jusqu’au 30.06.2021 inclus, les entreprises devront obligatoirement communiquer le nombre de personnes occupées auprès de l’entreprise ainsi que le nombre de personnes pour lesquelles il est impossible de télétravailler. Le non-respect de cette obligation peut être sanctionnée d'une amende pénale ou d'une amende pécuniaire administrative.

Attention ! N’oubliez pas que vous devez toujours remettre à vos travailleurs qui ne peuvent pas télétravailler, une attestation qui confirme la nécessité de la présence du travailleur dans l’entreprise. Si vous le souhaitez, Pro-Pay peut vous transmettre un exemple d’une telle attestation. 

 

Quels employeurs ?

Cette obligation vaut pour tous les employeurs sauf pour les entreprises qui sont par obligation complètement fermées (ex : le secteur de l’horeca).

 

Quelles données ?

L’employeur doit, chaque mois, communiquer les informations suivantes à l’ONSS :

  • Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise.
  • Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise pour qui le télétravail est impossible

Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement. On entend par unité d’établissement :  un lieu où s'exerce l'activité principale ou une activité auxiliaire de l'entreprise (par exemple, siège d'exploitation, département, atelier, usine, entrepôt, bureau, magasin...). Vous pouvez rechercher les unités d’établissement de votre entreprise sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lorsqu’on parle de personnes occupées au sein de l’entreprise, ne sont pas seulement visés les travailleurs qui sont employés par l’entreprise mais également les tiers qui sont les personnes qui sont présentes de manière structurelle au sein de l’entreprise. Pensez notamment aux intérimaires, aux consultants indépendants, aux travailleurs détachés, au personnel de garde, etc.

Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent pas être exercées au domicile. Il s’agit plus exactement d’ouvriers dans un environnement de production, de personnel d’accueil, des représentants de commerce, des coursiers, etc.

Les travailleurs qui occupent une fonction pour laquelle le télétravail est possible mais qui doivent exceptionnellement être présents sur le lieu de travail pour l’envoi et la réception de la poste, l’impression de documents, une évaluation, etc. , doivent pouvoir justifier leur présence. Nous vous conseillons également, pour ce type de présences exceptionnelles, de prévoir une attestation qui justifie la nécessité de la présence exceptionnelle au travail. 

 

Quand ?

La déclaration doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil du mois. La déclaration en elle-même doit cependant porter sur le nombre de personnes au premier jour ouvrable du mois.

  • pour la situation au 01.04.2021 (= premier jour ouvrable  d’avril  2021) :  déclaration au plus tard le 06.04.2021 ;
  • pour la  situation au 03.05.2021 (=  premier jour ouvrable de mai 2021) :  déclaration au plus tard le 06.05.2021 ;
  • pour la situation au 01.06.2021 (= premier jour ouvrable de juin 2021) :  déclaration au plus tard le 06.06.2021.

Action!

  • Veillez à introduire votre déclaration télétravail Corona à temps durant les trois prochains mois
     
  • Vous pouvez procéder à vote déclaration via le portail de l’ONSS : Corona déclaration télétravail
     
  • Si vous êtes dans l’impossibilité de procéder à cette déclaration, vous pouvez faire appel à votre Payroll Business Partner. Dans ce cas, merci de nous communiquer les informations suivantes :
  1. Le nombre de personnes occupées dans l’entreprise (y compris les travailleurs détachés, les sous-traitants, les intérimaires, etc)
  2. Le nombre de personnes pour lesquelles le télétravail n’est pas possible. Les noms de ces personnes ne sont pas nécessaires, le nombre suffit.




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