Encore des vacances de 2019 à prendre? Bref aperçu de ce qu'il y a lieu de faire ainsi que de ce qu'il vaut mieux éviter!
La fin de l’année civile arrive, les collègues discutent déjà des vacances entre les fêtes de fin d’année. Certaines personnes prévoyantes rêvent déjà de leurs destinations pour les vacances d'été 2020 alors que d’autres collègues trop zélés au bout du couloir refusent de prendre leurs vacances.
Il est temps de répondre à quelques questions souvent posées concernant la prise des jours de vacances.
Report des jours de vacances ou pas ? Qu’en est-il aujourd’hui ?
Selon la législation belge, un employé obtient des jours de vacances sur base de ses prestations lors de l’année calendrier précédente. L’année civile dans laquelle l’employé prend ses vacances est appelée « l’année de vacances ». L’année civile précédente dans laquelle les jours de vacances sont établis, est appelée « l’exercice de vacances ».
La même législation prévoit qu’un employé doit prendre ses jours de vacances légaux avant la fin de l’année de vacances. En d’autres mots: l’employé a l’obligation de prendre ses jours de vacances légaux qu’il a constitué durant l’année 2018, au plus tard le 31 décembre 2019.
Mon employé demande de reporter des jours de vacances à l’année prochaine. C’est permis ?
Le report des jours de vacances n’est pas autorisé selon la loi et l’employé perd les jours de vacances non-pris. Un employé ne peut pas demander à son employeur de lui payer ces jours de Vacances. Pour un ouvrier c’est différent: ils reçoivent leur pécule de vacances de l’Office National des vacances annuelles et même s’ils ne prennent pas tous leurs jours de vacances, ils conservent ce pécule de vacances.
Dans la pratique, dans beaucoup d’entreprises belges, il est autorisé de reporter un nombre limité des jours de vacances légaux qui doivent être pris endéans un certain délai.
Quelles sont les conséquences possibles pour moi, en tant qu'employeur, si tous les jours de vacances ne sont pas pris ?
En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que l’employé prend tous les jours de vacances. Si vous ne respectez pas cette obligation, il est possible que vous écopiez d’une amende administrative ou même pénale.
Dans la pratique, faites au préalable une annonce ponctuelle qui indique clairement que tous les congés doivent être pris d’ici la fin de l’année. Les sanctions mentionnées ci-dessus ne doivent être payées que si vous avez empêché l'employé de prendre un congé. Vous ne serez donc pas sanctionné parce qu'un employé n'a pas pris tous les jours de vacances, malgré vos annonces ponctuelles.
Et s’il est impossible pour mon employé de prendre ses jours de vacances?
Si le contrat de travail de votre employé est suspendu, par exemple à cause d’une maladie longue ou si votre employé était dans l’impossibilité de prendre ses vacances suite à une force majeure, il faut payer le solde des jours de vacances légaux non-pris.
Mon entreprise donne aussi des jours de vacances extra-légaux à mes employés. Que dit la loi à ce sujet?
La législation ne prévoit pas de cadre légal pour ces jours de vacances extralégaux. Ceci signifie concrètement que vous pouvez en tant qu’employeur, déterminer vous-mêmes les règles du jeu. Vous pouvez donc spécifier que ces jours extra-légaux peuvent être reportés. Nous vous conseillons de prévoir ces règles dans votre règlement de travail.
Comment puis-je garder une vue d'ensemble sur les jours de vacances restants de mes employés?
Si votre département RH n’a pas de calendrier pour garder une vue d’ensemble sur les jours de vacances restants de vos employés, Pro-Pay a un outil idéal. Your Easy Absence Planner ou plus simplement YEAP qui peut vous aider à gérer toutes les absences, y compris tous les types de vacances. Il est après-tout important de rapporter correctement les absences en vue de vos obligations légales en tant qu’employeur et le droit des employés sur certaines allocations.
Grâce à YEAP, la gestion simple et l’aperçu détaillé permettent d’obtenir ou de conserver des compteurs de vacances pour vos employés.
Actions!
- Transmettez à vos employés un aperçu de leurs jours de vacances légaux restants.
- Envoyez un rappel concernant les règles pour la prise et le report des jours de vacances.
- Si ce n’est pas encore fait: déterminez les règles sur la prise et le report des jours de vacances extra-légaux, de préférence dans le règlement de travail.
