Extension de l’obligation de fiche fiscale pour les remboursements de frais
Les frais propres à l’employeur « remboursements de frais » sont soit remboursés sur base de frais réels (via des pièces justificatives) ou bien sur base d’un montant forfaitaire (mensuel). Jusqu’à l’année de revenus 2021 incluse, ces remboursements devaient être mentionnés sur la fiche fiscale, mais dans la plupart des cas, sans montants.
À partir de l'année de revenus 2022, les montants de tous les frais doivent être déclarés sur la fiche fiscale 281.10. C'est donc le bon moment pour examiner de près le remboursement des frais dans votre entreprise.
Dans cette newsletter, nous abordons les points d'attention les plus importants de cette extension de l’obligation de fiche.
Obligation étendue à partir de l’année de revenus 2022
Il existe deux types de remboursement de frais propres à l’employeur :
1. Remboursement sur base d’une indemnité forfaitaire, c.-à-d. un montant fixe par mois. L’indemnité forfaitaire peut être distinguée en fonction de :
« normes sérieuses », c.-à-d., des montants forfaitaires :
- que l’administration octroie elle-même à ses fonctionnaires et qui sont par conséquent acceptés par le fisc si certaines conditions sont remplies (par exemple : indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacement professionnels, les indemnités journalières pour les voyages de service en Belgique ou à l’étranger, l’indemnité de travail à domicile égale à € 134,71 par mois en cas de télétravail structurel) ; ou bien
-
qui sont déterminés par l’employeur sur base d’un dossier suffisamment documenté. L’employeur a conservé les frais pendant une période suffisamment longue afin d’en déduire une moyenne pour déterminer un forfait mensuel. Dans l’idéal, l’employeur répète régulièrement cette étape afin que le montant forfaitaire demeure justifié. Il est toutefois conseillé de soumettre le montant de ce type d’indemnités à l’avance au fisc, pour que l’employeur puisse obtenir un ruling. De cette façon, l’employeur a la certitude du montant de l’indemnité forfaitaire.
« normes non-sérieuses » : les indemnités forfaitaires qui ne sont pas déterminées suivant des normes sérieuses tombent sous cette définition. Par exemple : des frais de représentation sans qu’un dossier sous-jacent ne justifie les montants.
! Le fisc et l’ONSS ne sont pas toujours du même avis et il est donc nécessaire de vérifier si l’ONSS accepte les montants. A titre d’exemple, le fisc acceptera éventuellement des frais de représentation sans ruling avec un bon dossier sous-jacent, mais l’ONSS a récemment modifié sa position et n’accepte momentanément plus des frais de représentation sans ruling.
2. Remboursement de frais réels sur base de pièces justificatives “expense notes”, par exemple: remboursement des frais d’un repas d’affaires ou un hôtel pour un voyage d’affaires.
Jusqu’à l’année de revenus 2021 incluse, seuls les montants des indemnités forfaitaires non-basés sur des normes sérieuses devant être repris sur la fiche fiscale 281.10. Pour l’ensemble des indemnités forfaitaires, les obligations se présentaient comme suit :
| Mention | Mention du montant | |
| Catégorie 1: remboursement de frais déterminés sur base de frais réels et démontrés. | Oui | Non |
| Catégorie 2: remboursement de frais déterminés selon des normes sérieuses et concordantes. | Oui | Non |
| Catégorie 3: remboursement de frais non déterminés selon des normes sérieuses et concordantes. | / | Oui |
A partir de l’année de revenus 2022, le montant des remboursements de frais réels et de toutes les indemnités forfaitaires doivent être déclarés via la fiche fiscale 281.10
Le tableau ci-dessus est modifié comme suit à partir de l’année de revenus 2022 :
| Mention | Mention du montant | |
| Catégorie 1: remboursement de frais déterminé sur base de frais réels et démontrés. | Oui | Oui |
| Catégorie 2: remboursement de frais déterminé selon des normes sérieuses et concordantes. | Oui | Oui |
| Catégorie 3: remboursement de frais qui n’est pas déterminé selon des normes sérieuses et concordantes. | / |
Oui |
De quels remboursements de frais s’agit-il?
A partir de l’année de revenus 2022, tous les montants des frais propres à l’employeur doivent être repris sur la fiche fiscale 281.10 (frais pour des repas d’affaires, pour des voyages d’affaires, indemnité de travail à domicile, etc...), peu importe s’il s’agit de frais forfaitaires ou de frais réels.
Conséquences
Les remboursements de frais dont nous avons connaissance doivent encore être qualifiés dans l'une des catégories ci-dessus. Votre Payroll Business Partner vous contactera dans les meilleurs délais et vous fournira un aperçu des remboursements de frais dont nous avons connaissance, afin que vous puissiez nous indiquer si les frais sont considérés comme des frais réels ou s’ils sont déterminés sur base de normes (non-) sérieuses.
En ce qui concerne l’établissement des fiches pour 2022 :
- Si vous disposez déjà des montants de tous les frais octroyés via le payroll, nous avons connaissance de ces montants et pouvons les inclure automatiquement dans la fiche fiscale de l'année prochaine. Vous ne devez rien faire, si ce n'est nous informer au préalable de la catégorie à laquelle appartiennent ces frais (voir ci-dessus).
-
Si vous n’octroyez pas de frais ou si vous octroyez uniquement des frais forfaitaires via le payroll, vous devez transmettre de manière séparée à Pro-Pay les montants des frais (réels) ainsi que la qualification de ces frais comme frais réels ou comme frais forfaitaires selon des normes sérieuses ou non-sérieuses. Il suffit que vous fournissiez ces informations à votre Payroll Business Partner lorsque nous demandons les informations nécessaires pour l’établissement des fiches fiscales de 2022.
Etant donné que l'obligation susmentionnée prend cours à partir de l'année de revenus 2022, nous devrons recevoir les données relatives aux frais dont nous n’avons pas connaissance pour la première fois début 2023. Nous vous contacterons en temps voulu à cet effet.
! De cette manière, le fisc aura, de manière générale, une meilleure idée des frais que vous remboursez au sein de l'entreprise. Cela peut conduire à des contrôles plus ciblés de la part du fisc. Profitez donc de cette occasion pour vérifier que vous pouvez justifier le remboursement de tous les frais (forfaitaires et réels) que vous attribuez.
Sanctions en cas de non-respect
Si les montants ne sont pas mentionnés sur la fiche fiscale 281.10, les sanctions dépendent du type de frais:
- Frais forfataires « fixes »: le fisc peut refuser que les frais soient déduits comme frais professionnels et/ou appliquer la cotisation sur commissions secrètes de 309%.
- Frais réels « variables »: le fisc peut imposer une sanction admnistrative. La déductabilité ne sera toutefois pas refusée, et la cotisation sur commissions secrètes ne peut pas être appliquée non plus.
! Points d’action
- Informez-nous à temps de la qualification des remboursements de frais octroyés que nous traitons pour vous via le payroll.
- Si vous octroyez certains remboursements de frais en dehors du payroll, vous devez bien les conserver afin que vous puissiez nous transmettre les données nécessaires début 2023.
- Effectuez une analyse au sein de votre entreprise afin de vérifier si le remboursement (forfaitaire) de frais est justifié.
