Mise à jour des indemnités forfaitaires pour voyages d’affaire
Les frais qu’un travailleur engage lorsqu’il se déplace pour des raisons professionnelles en Belgique ou lors d’un séjour professionnel à l’étranger peuvent, sous certaines conditions, être remboursés par l’employeur sur une base forfaitaire. Tant pour les déplacements professionnels en Belgique que pour les missions professionnelles à l’étranger, plusieurs modifications ont été apportées aux règles applicables.
Augmentation de l’indemnité ONSS pour les déplacements professionnels en Belgique des travailleurs non sédentaires
Les travailleurs dits non sédentaires (c’est-à-dire ceux qui sont en déplacement au moins 4 heures consécutives par jour) peuvent recevoir une indemnité forfaitaire en deux volets :
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D’une part, un montant compensant l’absence d’infrastructures (c’est-à-dire l’impossibilité d’utiliser les installations habituelles telles que douches, cafétérias et toilettes présentes au bureau),
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D’autre part : un montant compensant les frais de repas à l’extérieur.
Le premier montant est fixé à 10 EUR par jour, tandis que le second passe, à partir du 1er janvier 2026, de 7 EUR à 9 EUR par jour (soit un maximum total de 19 EUR au lieu de 17 EUR auparavant).
! Si le travailleur concerné reçoit des chèques-repas, la contribution de l’employeur à ces chèques doit être déduite du montant forfaitaire de 9 EUR.
! Malgré cette augmentation, un écart subsiste avec le montant forfaitaire de 21,22 EUR actuellement applicable fiscalement, et ce sous réserve d’un déplacement journalier d’au moins 6 heures. Pour pouvoir accorder un montant forfaitaire exonéré de cotisations ONSS et d’impôts, il est donc recommandé de limiter l’indemnité journalière totale à 19 EUR (auparavant : 17 EUR).
Adaptation des modalités des déplacements professionnels à l’étranger pour les travailleurs principalement sédentaires
Dans une newsletter précédente, nous avions déjà mentionné que les montants forfaitaires acceptés dans la soi-disant « liste des pays » avaient été adaptés à partir du 1er août 2025. Par le biais d’une circulaire fiscale du 27 octobre 2025, à laquelle l’ONSS s’est rallié fin 2025, les modalités suivantes sont modifiées à compter du 1er janvier 2025, donc de manière rétroactive :
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Il est désormais possible d’octroyer une indemnité journalière complète pour un déplacement professionnel à l’étranger avec un aller-retour dans la même journée, même si ce déplacement d’une seule journée dure moins de 10 heures.
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Une indemnité journalière complète (au lieu d’une indemnité réduite de moitié) peut également être accordée pour le jour de départ et le jour de retour dans le cadre d’un déplacement professionnel à l’étranger de plusieurs jours.
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Les réductions proportionnelles (35 % pour le déjeuner et 45 % pour le dîner) lorsque les frais de repas sont pris en charge par l’employeur ou par un tiers (client, fournisseur, etc.) restent applicables dans tous les cas.
! L’outil développé par Pro-Pay a été adapté afin de vous permettre de calculer facilement vous-même les indemnités pour les déplacements professionnels à l’étranger, en tenant compte des modifications décrites ci-dessus.
