Nouvelle procédure de déduction de l'attestation de vacances à partir de 2024
À partir de 2024, la procédure de déduction de l'attestation de vacances sera modifiée. La déduction du simple pécule de vacance sera désormais traitée en 2 phases.
1. Contexte de la législation belge sur les vacances et déduction du pécule de vacances
Selon la législation belge relative aux vacances, un employé acquiert des droits de vacances en fonction de ses prestations de travail au cours de l'année calendrier précédente. L'année calendrier pendant laquelle l'employé prend ses vacances est appelée année de vacances. L'année calendrier précédente, pendant laquelle le droit est acquis, est appelée exercice de vacances. Ces droits de vacances comprennent un droit à des congés payés (“simple pécule de vacances”) et le pécule de vacances supplémentaire (“double pécule de vacances”).
Par exemple, sur base de son occupation en 2023, un employé acquerra un droit aux vacances pour l'année calendrier 2024.
2. Fonctionnement jusqu'à l'année de vacances 2023
En raison du principe qui précède, lorsqu'un employé change d'employeur, il recevra un “pécule de vacances de sortie” de son ancien employeur.
Ce pécule de vacances de sortie comprend un paiement “anticipé” des vacances proméritées mais non encore prises ainsi que le double pécule de vacances acquis. Cela peut concerner l'année de vacances en cours ainsi que l'année de vacances suivante.
L'ancien employeur fournit à l'employé une attestation de vacances, détaillant les montants du pécule de vacances de sortie. L'employé remet ensuite cette attestation de vacances à son nouvel employeur. Le nouvel employeur accorde à l'employé des congés payés et un double pécule de vacances mais déduit également le pécule de vacances de sortie versé par l'ancien employeur.
Jusqu'à présent, cette déduction était effectuée en une seule fois, généralement au mois de mai ou de juin. Cela se traduisait souvent par un salaire net très bas pour l'employé lors du mois de déduction, ce qui était préjudiciable à l'employé et, dans certains cas, contraire à la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération.
3. Nouvelle procédure à partir de 2024
Seule la procédure de déduction du simple pécule de vacances changera.
La méthode de déduction du double pécule de vacances ne changera pas. Le calcul et la déduction du double pécule de vacances se feront toujours en une seule fois dans le mois où l'employé prend ses vacances principales (en pratique, cela se fait généralement en mai ou juin).
Ce changement n'affecte que les employés. Il n'y a pas de changement pour le paiement des vacances des ouvriers car ils reçoivent leur pécule de vacances directement de la Caisse de vacances compétent.
Pour un travailleur passant du statut d'ouvrier à celui d'employé, les nouvelles règles seront également applicables.
À partir de 2024, la déduction de l'attestation de vacances sera traitée en 2 phases.
Première phase : à chaque fois qu'un employé prend des vacances
Chaque fois qu'un employé prend des vacances auprès de son nouvel employeur, mais acquises chez son ancien employeur, l'employé recevra son salaire mensuel normal mais avec une déduction de 90 % du salaire fixe pour les vacances prises pendant le mois en question. En d'autres termes, l'employé ne recevra que 10 % de son salaire fixe pour les vacances prises ce mois-là.
Deuxième phase : décembre (ou lors de la rupture du contrat de travail)
En décembre (ou au moment du départ si l'employé quitte l’employeur en cours d'année), la régularisation finale du simple pécule de vacances sera effectué. Cette régularisation finale prendra en compte les montants du simple pécule de vacances de l’attestation de vacances mais tiendra également compte des montants déjà déduits au cours de l'année lors de laquelle l'employé a pris des vacances (c'est-à-dire une déduction de 90 %).
Le résultat de la régularisation final peut être soit un remboursement ou une déduction.
Auparavant, la déduction des montants de l’attestation de vacances était limitée au niveau du salaire actuel auprès du nouvel employeur. Cette règle est maintenue dans la nouvelle réglementation.
4. Illustration de la nouvelle procédure
Un employé travaille à temps plein chez l'employeur A du 1er janvier au 31 décembre 2023. Le 1er janvier 2024, il commence à travailler à temps plein chez l'employeur B.
Employeur A
Au cours de l'année 2023, l'employé a gagné un salaire brut annuel total de 57.200 €. Lorsqu’il a quitté l’entreprise, il a reçu le pécule de vacances de sortie suivant de l'employeur A :
- Simple pécule de vacances : 4.387,24 € (= 57.200,00 € x 7,67 %)
- Double pécule de vacances : 3.889,60 € (= 57.200,00 € x 6,8 %)
- Double pécule de vacances supplémentaire : 497,64 € (= 57.200,00 € x 0,87 %)
L’attestation de vacances reprend les montants ci-dessus et est remise à l'employé qui fournit ce document à son nouvel employeur.
Employeur B
L'employé a droit à 20 jours de vacances légales en 2024 auprès de l'employeur B sur la base de son occupation en 2023 auprès de l'employeur A.
Le salaire mensuel fixe de l'employé chez l'employeur B est de 4.800,00 €
L'employé prend les jours de vacances suivant en 2024 :
- 4 jours de vacances en mars
- 10 jours de vacances en août
- 6 jours de vacances en novembre
Première phase:
- Mars: 4 jours de vacances pris (21 jours ouvrables en mars)
L'employé percevra son salaire mensuel fixe de 4 800,00 €, mais avec une déduction de 822,86 € (= 4.800,00 € / 21 jours x 4 jours de vacances x 90 %)
- Août: 10 jours de vacances pris (22 jours ouvrables en août)
L'employé recevra son salaire mensuel fixe de 4 800,00 €, mais avec une déduction de 1.963,64 € (= 4 800,00 € / 22 jours x 10 jours de vacances x 90 %)
- Novembre: 6 jours de vacances pris (21 jours ouvrables en novembre)
L'employé recevra son salaire mensuel fixe de 4.800,00 €, mais avec une déduction de 1.234,29 € (= 4.800,00 € / 21 jours x 6 jours de vacances x 90 %)
Deuxième phase:
En décembre, l'employé recevra son salaire mensuel fixe de 4.800,00 €
Le simple pécule de vacances s'élève selon l’attestation de vacances à 4.387,24 €.
Au cours de l'année, 4.020,79 € ont déjà été déduits (822,86 € en mars, 1.963,64 € en août, 1.234,29 € en novembre).
Régularisation finale : le montant restant de 366,45 € (= 4.387,24 € moins 4.020,79 €) doit encore être déduit en décembre 2024.
5. Informer l'employé
La nouvelle législation prévoit que l'employé doit être clairement informé sur le pécule de vacances de sortie et la manière dont il sera déduit auprès de son nouvel employeur:
- Les nouvelles règles doivent être mentionnées clairement sur l’attestation de vacances;
- À la demande de l'employé, l'employeur doit lui fournir un aperçu clair du calcul de la régularisation finale;
- Via le fiche de paie mensuelle de décembre (ou du mois de départ), l'employeur doit informer l'employé du remboursement ou de la déduction effectué.
Les mentions nécessaires seront ajoutées à l’attestation de vacances et à la fiche de paie mensuelle (si nécessaire).
Points d'action
Pour nous permettre d'appliquer la nouvelle législation, nous avons besoin des attestations de vacances de l'ancien employeur pour les employés étant rentrés en service en 2023 et 2024. Votre gestionnaire de paie vous contactera pour les attestations de vacances manquantes pour les employés étant entrés en service en 2023 et 2024.
À l'avenir, lorsque qu'un nouvel employé entre en service, veuillez nous fournir une attestation de vacances dès le début de son occupation.
