Télétravail : formalités et indemnisation des frais
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Dans le cadre de la crise du Covid-19, les entreprises non essentielles ont été contraintes par les autorités de faire télétravailler leurs travailleurs, jusqu’au 4 mai, pour autant que leur fonction le permettait. Ce télétravail pouvait avoir lieu sans que l’employeur ne doive conclure une convention de télétravail formelle avec le travailleur.
Depuis le 4 mai, il est à nouveau possible de faire travailler les travailleurs dans les locaux de l’entreprise bien que le télétravail reste la norme. Si vous pensez continuer à faire télétravailler vos travailleurs sur base structurelle à l’avenir, il y a lieu de tenir compte d’un certain nombre de points importants. En outre, le fisc a, dans une récente circulaire, exposé les détails liés aux conditions dans lesquelles une indemnité forfaitaire pouvait être octroyée pour ce télétravail. Cette newsletter a pour objet de vous expliquer brièvement les formalités qu’il y a lieu d’accomplir pour le télétravail et les nouvelles règles du jeu concernant l’indemnité forfaitaire.
Formalités télétravail structurel
Comme déjà indiqué dans l’introduction, le télétravail n’est plus imposé par les autorités mais reste la norme. Là où le télétravail obligatoire faisait l’objet d’une politique de tolérance de la part des autorités par rapport aux règles applicables au télétravail, il faut entretemps se poser la question de savoir s’il ne faut désormais pas tenir compte du cadre légal en cas de télétravail régulier et structurel au sein de l’entreprise.
La définition légale du télétravailleur vise le travailleur qui, dans le cadre d’un contrat de travail, effectue son travail de façon régulière hors des locaux de l’entreprise en utilisant les technologies de l’information alors que ce travail aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur. Certaines catégories de travailleurs sont explicitement exclus du télétravail comme par exemple les représentants de commerce qui travaillent dans un bureau satellite de l’employeur. Ce qui est important à retenir c’est que le télétravail doit être réalisé sur base volontaire, aussi bien du côté des employeurs que de celui des travailleurs.
Pour les télétravailleurs, une convention écrite doit être rédigée, en principe au moment où le travailleur commence à télétravailler. Certaines mentions obligatoires doivent être reprises dans cette convention comme la fréquence du télétravail, le lieu à partir duquel le travailleur va télétravailler et la manière dont les coûts seront indemnisés.
L’employeur doit également mettre à disposition du travailleur les équipements nécessaires ainsi que veiller à leur entretien à moins qu’il soit convenu que le travailleur utilise son propre matériel.
Indemnisation des frais
Concernant les coûts liés au télétravail, l’employeur est tenu d’indemniser le travailleur pour les coûts générés par les connexions et la communication.
L’employeur est également libre d’intervenir dans d’autres coûts liés au télétravail. On pense par exemple au coûts de l’électricité, du chauffage, des petites fournitures de bureau, du matériel d’imprimant, etc.
Cette indemnisation peut être effectuée de différentes manières. L’une d’elles consiste à octroyer une indemnité forfaitaire de bureau. Concernant cette question, nous vous renvoyons à notre newsletter du 15 avril 2020 : indexation de l'indemnité de bureau
En ce qui concerne les frais du bureau, le fisc n’appliquait pas, jusque récemment, d’indemnité forfaitaire, contrairement à l’ONSS. Cela a désormais fait l’objet d’une modification par le biais d’une circulaire du 14 juillet 2020. En cas de télétravail régulier et structurel, il peut également être octroyé, au niveau fiscal, une indemnité forfaitaire de 129,48 € par mois sans que l’employeur ne doive demander un ruling. Attention: le fisc pose la condition suivante pour cette indemnité : tous les travailleurs, peu importe leur fonction, reçoivent la même indemnité.
En plus de ce montant de maximum 129,48 € par mois, l’employeur peut également indemniser de manière forfaitaire les frais suivants :
- 20 € par mois si le travailleur utilise son propre PC à des fins professionnelles
- 20 € par mois si le travailleur utilise sa connexion internet privée à des fins professionnelles
Il va bien évidemment de soi que ces montants forfaitaires ne peuvent être octroyés uniquement si les frais de bureau et d’internet ne sont pas indemnisés d’une autre manière.
Points d’attention
Nous vous conseillons de vérifier s’il est question de télétravail structurel au sein de votre entreprise et si vous respectez les formalités correctes et avez bien prévu une indemnisation des coûts liés à ce télétravail.
