Corporate housekeeping – Edition estivale
Les données de votre entreprise en Belgique sont-elles à jour ?
L’été est souvent le moment idéal pour prendre un peu de recul et vérifier que les données de votre entreprise sont à jour.
Que vous ayez une société belge, une société étrangère active en Belgique ou une société étrangère opérant par le biais d’une succursale belge, il est essentiel de s’assurer que les informations enregistrées auprès des autorités belges soient correctes et à jour.
Outre les obligations de mise à jour instaurées par le Code belge de droit économique, des informations inexactes ou obsolètes peuvent entrainer des difficultés pratiques et des retards administratifs.
Pourquoi effectuer cette vérification pendant l’été ?
- Assurer une conformité légale
Les informations enregistrées auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) doivent être correctes et régulièrement mises à jour conformément aux exigences du Livre III du code belge de droit économique.
- Eviter les blocages administratifs
Des informations obsolètes peuvent compliquer l’accès aux plateformes des autorités belges, les démarches auprès des établissements financiers ainsi que les échanges avec les administrations publiques.
- Faciliter les opérations de l’enterprise
La mise à jour régulière de vos données peut contribuer à éviter des difficultés dans le cadre de restructurations, d’opérations de financement, d’acquisitions, de procédures de due diligence, etc.
Les éléments que nous vous recommandons de vérifier :
Pour les sociétés belges
- La composition du conseil administration ;
- Les pouvoirs de représentation et de signature ;
- L’adresse du siège social ;
- Les activités enregistrées auprès de la BCE ;
- Les coordonnées de contact.
Pour les sociétés étrangères
- Les informations relatives à l’entité étrangère (l’adresse du siège à l’étranger, la dénomination sociale, etc.) ;
- Les représentants habilités en Belgique ;
- L’adresse de correspondance et les coordonnées de contact ;
- Les activités exercées en Belgique ;
- L’enregistrement d’une unité d’établissement lorsque des bureaux ou un espace de coworking sont loués pour les collaborateurs.
Pour les sociétés étrangères disposant d’une succursale belge
- Le(s) représentant(s) de la succursale ;
- Les pouvoirs de représentation ;
- L’adresse de la succursale;
- Les informations enregistrées auprès de la BCE (adresse du siège social à l’étranger, nom de dénomination sociale, etc.) ;
- L’enregistrement d’une unité d’établissement lorsque des bureaux ou un espace de coworking sont loués pour les collaborateurs ;
- La cohérence entre les données enregistrées en Belgique et celles figurant dans le registre du commerce du pays d’origine.
Le saviez-vous?
Il n’est pas rare que les registres belges réfèrent à:
- Un ancien administrateur ;
- Une adresse qui n’est plus d’actualité ;
- Des pouvoirs de représentation qui ne reflètent plus la réalité.
Ces incohérences peuvent passer inaperçues pendant plusieurs années, jusqu’au moment où une démarche urgente, de nature juridique ou administrative, doit être effectuée.
Point d’action
Avant que l’été ne touche à sa fin, prenez quelques minutes pour vérifier que les données de votre société (ou celles de votre succursale belge) enregistrées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sont à jour et reflètent fidèlement votre structure actuelle.
Pro-Pay peut vous offrir un accompagnement sur mesure, identifier les modifications nécessaires et gérer pour votre compte les démarches de mise à jour.
Vous pouvez nous contacter via legal@propay.be.
Une simple vérification aujourd’hui peut vous aider à éviter des complications demain.
