Aanpassing van vergoedingen buitenlandse dienstreizen 2025
De kosten die een werknemer oploopt tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. De aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” werden op 14 juli 2025 aangepast en deze aangepaste bedragen zijn met ingang van 1 augustus 2025 van toepassing. In deze nieuwsbrief bespreken we de modaliteiten van de toekenning van dergelijke vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen.
Wat zijn buitenlandse dienstreizen?
Er zijn twee categorieën van buitenlandse dienstreizen:
- Categorie 1 “korte buitenlandse dienstreis”: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van minimaal 10 uur en maximaal 30 kalenderdagen;
- Categorie 2 “lange buitenlandse dienstreis: een werknemer verblijft in opdracht van de werkgever in het buitenland gedurende een periode van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
! De betrokken werknemers moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en het loon dat ze ontvangen tijdens de buitenlandse dienstreis moet belastbaar zijn in België.
Welke vergoedingen bestaan er en welke kosten dekken deze?
Forfaitaire verblijfskostenvergoedingen zijn bedoeld om kleine uitgaven die de werknemer gedurende zijn dienstreis zou maken te vergoeden. Het gaat onder andere om lunch- en dinerkosten, snack- en drankkosten, plaatselijke vervoerkosten en telefonische communicatiekosten. De werknemer moet hiervoor geen (schriftelijk) bewijs leveren aan zijn werkgever. Het bedrag wordt forfaitair vastgelegd.
Hotel- (met ontbijt-), reis- en brandstofkosten worden niet gedekt door deze verblijfskostenvergoeding. Deze kosten kunnen uiteraard worden vergoed bij afgifte van schriftelijk bewijs in de vorm van onder andere tickets en bonnen. Voor logementskosten kan overigens ook voor een forfait geopteerd worden, maar dit komt in de praktijk minder voor.
Er bestaan twee types van aanvaarde forfaits:
- Een forfaitaire vergoeding gelijk aan 37,18 EUR/dag, ongeacht de bestemming van de dienstreis en ongeacht de duur (categorie 1 en 2).
- Een forfaitaire vergoeding volgens een landenlijst. In die landenlijst worden de aanvaarde forfaits per land en per categorie bepaald. De bedragen op de landenlijst zijn gewoonlijk hoger dan het vaste bedrag van 37,18 EUR/dag.
Er is voorzien dat deze landenlijst elk jaar wordt aangepast, maar de laatste aanpassing dateerde van 2023. De nieuwe aangepaste bedragen kan u consulteren via deze link.
Voorwaarden
De kosten kunnen alleen in de vorm van een forfaitaire vergoeding worden toegekend als deze kosten nog niet via een onkostennota worden vergoed en als de werknemer deze kosten niet als zakelijke kosten opgeeft in zijn belastingaangifte.
Verder gelden de volgende voorwaarden:
-
De bedragen kunnen worden gebruikt voor elke volledige dag afwezigheid (= een dag tussen twee overnachtingen tijdens de dienstreizen) en voor dienstreizen waarbij de werknemer dezelfde dag terugkeert, maar meer dan 10 uur afwezig is geweest.
-
Voor reizen van meer dan 24 uur moet het bedrag voor de dagen van vertrek en aankomst met 50 % worden verminderd.
-
Indien de maaltijdkosten al worden betaald door de werkgever, wordt de dagelijkse vergoeding verminderd met 35 % voor de lunch en 45 % voor het diner.
-
Indien kleine onkosten (vb. snacks, parkingkosten, fooien, enz.) apart worden terugbetaald door de werkgever, dient de dagelijkse vergoeding verminderd te worden met 20%.
-
Indien de werknemer recht heeft op maaltijdcheques, moet de werkgeversbijdrage aan de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de dagelijkse vergoeding.
Onder de voorwaarden uiteengezet in deze nieuwsbrief, maken de forfaitaire dagvergoedingen een kost eigen aan de werkgever uit. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden daarom dat deze vergoedingen vrijgesteld zijn van sociale zekerheidsbijdragen, resp. belastingen.
Pro-Pay heeft een tool ontwikkeld die u in staat stelt om zelf eenvoudig de vergoedingen voor buitenlande vergoedingen te berekenen, rekening houdend met bovenstaande principes. Contacteer ons via tax@pro-pay.be indien u hiervoor een prijsofferte wenst te ontvangen.
