COVID-19: Verplichte telewerkaangifte voor werkgevers
Het Overlegcomité heeft op 17 november 2021 beslist om het telewerk opnieuw te verplichten tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. Het Koninklijk Besluit werd op 19 november ll. in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Het telewerk is wel slechts verplicht gedurende 4 dagen per week en vanaf 13 december wordt dit verplichte telewerk teruggebracht tot 3 dagen per week per werknemer.
Zoals gedurende de maanden april, mei en juni van dit jaar al verplicht was, zullen de bedrijven weer verplicht moeten aangeven hoeveel personen er werkzaam zijn bij de onderneming en voor hoeveel personen het niet mogelijk is om te telewerken. Deze aangifte gebeurt weer via het elektronisch registratiesysteem via de portaalsite van de RSZ. Deze verplichting geldt voorlopig vanaf 22 november tot en met 28 januari 2022. Het niet naleven van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met een strafrechtelijke of administratieve geldboete.
Indien het totaal aantal personen niet wijzigt na de aangifte van november en ook het aantal niet-telewerkbare functies blijft ongewijzigd, dient u geen nieuwe aangifte te doen in december 2021 en januari 2022.
Opgelet! Vergeet niet dat u aan uw werknemers die niet kunnen telewerken, ook nog steeds een attest moet bezorgen dat de noodzaak van de aanwezigheid van de werknemer in de onderneming bevestigt. Indien u wenst kan Pro-Pay u een voorbeeld van zulk een attest bezorgen.
Frequentie van het telewerk
Tot en met 12 december 2021 geldt er een telewerkverplichting voor elke werknemer met een telewerkbare functie gedurende 4 dagen per week. Nieuw is dat er maximum 20% van de personen met een telewerkbare functie gelijktijdig in de onderneming aanwezig mag zijn.
Vanaf 13 december 2021 geldt er een verplichting tot telewerk gedurende 3 dagen per week. Vanaf die datum mag er ook maximum 40% van de personen met een telewerkbare functie gelijktijdig in de onderneming aanwezig zijn.
Voor KMO’s met minder dan 10 werknemers, mogen er maximum 5 personen gelijktijdig aanwezig zijn.
Welke werkgevers?
De verplichting geldt voor alle werkgevers, met uitzondering van de KMO’s waar minder dan 5 personen werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie.
Welke gegevens?
De werkgever moet elke maand volgende gegevens aan de RSZ meedelen.
- Het aantal personen werkzaam in de onderneming.
- Het aantal personen in de onderneming voor wie telewerk onmogelijk is.
Indien de onderneming meerdere vestigingseenheden heeft in België, moet deze informatie per vestigingseenheid vermeld worden. Met vestigingseenheid wordt bedoeld: een plaats waarop of van waaruit een hoofd- of nevenactiviteit van de onderneming wordt uitgeoefend (bv. exploitatiezetel, afdeling, atelier, fabriek, magazijn, bureau, winkel...). De vestigingseenheden van uw onderneming kunt u opzoeken op de site van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Met personen werkzaam in de onderneming worden niet enkel de werknemers bedoeld in dienst van de onderneming maar eveneens derden die structureel aanwezig zijn bij de onderneming. Denk daarbij aan uitzendkrachten, zelfstandige consultants, gedetacheerden, bewakingspersoneel etc.
Niet-telewerkbare functies tenslotte betreffen werkzaamheden die door hun aard inhouden dat ze niet thuis kunnen uitgevoerd worden. Het gaat dan meer bepaald over arbeiders in een productieomgeving, om onthaalpersoneel, handelsvertegenwoordigers, koeriers etc.
Voor werknemers die uitzonderlijk aanwezig dienen te zijn op de werkvloer voor het verzenden of ophalen van post, printen van document enz. dient de werkgever te zorgen voor een attest dat de uitzonderlijke aanwezigheid rechtvaardigt.
Wanneer?
De aangifte wordt uiterlijk ingediend op de zesde kalenderdag van de maand. De aangifte zelf heeft echter betrekking op het aantal personen op de eerste werkdag van de maand.
Er is een afwijking voor de eerste aangifte: het betreft de situatie op 24.11.2021: aangifte uiterlijk op 30.11.2021.
Actie!
- Zorg ervoor dat u de komende maanden tijdig een Corona telewerkaangifte doet
- U kan de aangifte doen via de portaalsite van de RSZ: Corona telewerkaangifte
- Indien u zelf niet in de mogelijkheid bent om de aangifte te doen dan kan u beroep doen op uw Payroll Business Partner. Gelieve ons in dat geval de volgende gegevens te bezorgen:
1: Aantal personen werkzaam in de onderneming (incl. gedetacheerde werknemers, onderaannemers, uitzendkrachten, bestuurders etc)
2: Aantal personen waarvoor telewerk niet mogelijk is. Namen van personen zijn niet nodig, het aantal volstaat.
