Nog vakantiedagen op te nemen? De do’s en don’ts opgesomd
Het einde van het kalenderjaar lonkt en collega’s maken afspraken over de vakantie tussen kerst en nieuw. Sommige collega’s dromen intussen al van hun bestemming voor de zomervakantie in 2022, maar de overijverige collega’s aan het einde van de gang hebben geen tijd om hun vakantie op te nemen… De hoogste tijd dus om enkele veel gestelde vragen rond vakantie te beantwoorden.
Vakantiedagen opbouwen en opnemen. Hoe zit het nu weer?
Volgens de Belgische vakantiewetgeving bouwt een werknemer vakantierechten op op basis van zijn prestaties in het voorgaande kalenderjaar. Het kalenderjaar waarin de werknemer zijn vakantie opneemt wordt het vakantiejaar genoemd. Het voorafgaande kalenderjaar, waarin de vakantierechten worden opgebouwd, is het vakantiedienstjaar.
Diezelfde wetgeving bepaalt dat een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen dient op te nemen voor het einde van het vakantiejaar. Met andere woorden: de werknemer heeft de verplichting om tegen 31 december 2021 alle wettelijke vakantie op te nemen die hij in 2020 heeft opgebouwd.
… maar wat dan met de vakantierechten voor volgend jaar rekening houdend met de COVID-19 crisis?
De dagen tijdelijke werkloosheid wegens overmacht corona (coronawerkloosheid) in 2020 werden gelijkgesteld met gewerkte dagen voor de opbouw van vakantie voor vakantiejaar 2021.
De regering heeft recent bevestigd dat ook de dagen coronawerkloosheid van 2021 moeten gelijkgesteld worden met gewerkte dagen voor vakantiejaar 2022. In ruil daarvoor zal aan de werkgevers een vergoeding worden toegekend, waarover op heden nog niets meer bekend is. Wij houden u hiervan op de hoogte.
Dagen van economische werkloosheid worden overigens volledig gelijkgesteld.
Mijn werknemer vraagt of hij vakantiedagen kan overdragen naar volgend jaar. Mag dat?
Vakantiedagen overdragen is volgens de letter van de wet niet toegestaan en een werknemer die niet al zijn vakantiedagen opneemt is deze bijgevolg kwijt. Een bediende kan zijn werkgever dus niet vragen om de niet-opgenomen vakantiedagen uit te betalen. Deze regel is niet veranderd naar aanleiding van de COVID-19 crisis: de wetgever heeft noch in 2020, noch in 2021 een wetswijziging doorgevoerd die werknemers zou toelaten om hun wettelijke vakantie over te dragen naar het volgend jaar.
Voor arbeiders liggen de zaken anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen.
In de praktijk wordt er in veel Belgische ondernemingen toegestaan dat op vraag van de werknemer, een beperkt aantal wettelijke vakantiedagen kan worden overgedragen, die dan binnen een bepaalde termijn opgenomen moeten worden.
Wat zijn de mogelijke gevolgen voor mij als werkgever indien niet alle vakantiedagen werden opgenomen?
Als werkgever heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve en zelfs strafrechtelijke geldboetes.
In de praktijk dien je ervoor te zorgen dat je je werknemers voldoende informeert over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Indien je werknemer, ondanks jouw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loop je geen risico op de hierboven vermelde sancties.
Wat als het voor mijn werknemer niet mogelijk is om zijn vakantie op te nemen?
Indien de arbeidsovereenkomst van je werknemer geschorst was, bv. door een langdurige ziekte of indien je werknemer door een overmachtssituatie zijn vakantie niet kón opnemen, dan moet je als werkgever het saldo van de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen uitbetalen. Het feit dat de werknemer langdurig tijdelijk werkloos is geweest, wordt niet beschouwd als een overmachtssituatie.
Mijn onderneming kent de werknemers bovenop hun wettelijke vakantie ook extralegale vakantiedagen toe. Wat zegt de wetgeving dáárover?
De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Dat betekent concreet dat je als werkgever zelf de spelregels hierover bepaalt en bijgevolg kan vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden. Deze spelregels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd.
Hoe kan ik het overzicht bewaren over de resterende vakantiedagen van mijn werknemers?
Indien je HR-afdeling geen eigen kalender heeft om de vakantierechten van werknemers bij te houden, dan kan Pro-Pay je helpen met een handige tool. Your Easy Absence Planner (YEAP) kan je helpen bij het beheer van alle afwezigheden, inclusief alle soorten vakantie. Het is immers belangrijk om ook andere afwezigheden correct te rapporteren met het oog op jouw wettelijke verplichtingen als werkgever en het recht van de werknemer op bepaalde uitkeringen.
Met YEAP wordt het overzicht krijgen of houden op de vakantietellers van je werknemers heel eenvoudig.
Actie!
- Bezorg je werknemers een overzicht van hun openstaande wettelijke vakantiedagen.
- Herinner hen nog eens aan de regels in verband met de opname en overdracht van vakantiedagen.
- Indien dat nog niet gebeurd is: bepaal de regels rond de opname en overdracht van extralegale vakantiedagen, bij voorkeur in het arbeidsreglement.
