Ruimere ficheverplichting voor onkostenvergoedingen
Kosten eigen aan de werkgever “onkostenvergoedingen” worden ofwel terugbetaald op basis van werkelijke kosten (via bewijsstukken) ofwel op basis van een (maandelijkse) forfaitaire som. Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten deze vergoedingen vermeld worden op de fiscale fiche, maar in de meeste gevallen zonder vermelding van de corresponderende bedragen.
Vanaf inkomstenjaar 2022, moeten de bedragen van alle kosten aangegeven worden op de fiscale fiche 281.10. Dit is dus een goed moment om de onkostenvergoedingen in uw onderneming onder de loep te nemen.
In deze nieuwsbrief bespreken we de belangrijkste aandachtspunten van deze uitgebreide ficheverplichting.
Ruimere verplichting vanaf inkomstenjaar 2022
Er zijn twee types van terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever :
1. Terugbetaling op basis van een forfaitaire onkostenvergoeding, d.w.z. een vast bedrag per maand. De forfaitaire onkostenvergoeding wordt opgesplitst naargelang deze is gebaseerd op:
“ernstige normen”, d.w.z. forfaitaire bedragen die :
- de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent en daarom door de fiscus aanvaard worden indien aan bepaalde voorwaarden voldaan is (bijvoorbeeld: de forfaitaire kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen, dagvergoedingen voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen, de thuiswerkvergoeding gelijk aan 134,71 €/maand in geval van structureel telewerk); ofwel
- door de werkgever zijn bepaald op basis van een voldoende onderbouwd dossier. De werkgever heeft gedurende een voldoende lange periode onkosten bijgehouden om op basis van het gemiddelde daarvan een maandelijks forfait te bepalen. Idealiter herhaalt de werkgever deze stap regelmatig zodat het forfait verantwoord blijft. Het is echter aangeraden om het bedrag van dit type onkosten voorafgaand voor te leggen aan de fiscus zodat de werkgever een ruling kan verkrijgen. Op die manier heeft de werkgever zekerheid dat het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding aanvaardbaar is voor de fiscus.
“niet-ernstige normen”: hieronder vallen de onkostenvergoedingen die niet volgens ernstige normen zijn vastgesteld. Bijvoorbeeld: een representatievergoeding zonder achterliggend dossier dat de bedragen staaft.
! De fiscus en de RSZ zitten niet altijd op dezelfde lijn, dus er moet geverifieerd worden of de RSZ de bedragen eveneens aanvaardt. Zo zal de fiscus eventueel een representatievergoeding aanvaarden zonder ruling met een goed onderbouwd dossier, maar de RSZ heeft recent haar standpunt gewijzigd en aanvaardt momenteel niet langer een representatievergoeding zonder ruling.
2. Terugbetaling werkelijke kosten op basis van bewijsstukken “expense notes”, bijvoorbeeld: terugbetaling door de werkgever aan de werknemer van de kosten van een zakenlunch of een hotel voor een zakenreis.
Tot en met inkomstenjaar 2021, moesten alleen bedragen voor forfaitaire onkostenvergoedingen niet gebaseerd op ernstige normen vermeld worden op het belastingformulier 281.10. Voor alle types onkostenvergoedingen, zagen de verplichtingen er zo uit :
| Vermelding | Bedrag vermelden | |
| Categorie 1: onkostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten. | Ja | Nee |
| Categorie 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. | Ja | Nee |
| Categorie 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. | / | Ja |
Vanaf inkomstenjaar 2022, moet het bedrag van de werkelijke onkostenvergoedingen en alle forfaitaire onkostenvergoedingen aangegeven worden via de fiscale fiche 281.10.
Bovenstaande tabel wijzigt als volgt vanaf inkomstenjaar 2022 :
| Vermelding | Bedrag vermelden | |
| Categorie 1: onkostenvergoeding die is vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten. | Ja | Ja |
| Categorie 2: forfaitaire onkostenvergoeding die is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. | Ja | Ja |
| Categorie 3: forfaitaire onkostenvergoeding die niet is vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. | / | Ja |
Over welke onkostenvergoedingen gaat het?
Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten alle bedragen van kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche 281.10 opgenomen worden (kosten voor zakenlunch, kosten voor zakenreis, thuiswerkvergoeding etc…), ongeacht het gaat over forfaitaire kosten of werkelijke kosten.
Gevolgen
De onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, moeten nog gekwalificeerd worden onder één van bovenstaande categorieën. Uw payroll business partner zal u eerstdaags contacteren en u een overzicht bezorgen van de onkostenvergoedingen waarvan wij op de hoogte zijn, zodat u ons kan informeren of de kosten beschouwd dienen te worden als werkelijke kosten of vastgesteld zijn op basis van (niet-)ernstige normen.
Wat betreft het opstellen van de fiches voor 2022 :
- Indien alle kosten eigen aan de werkgever al verwerkt worden via de payroll, zijn wij op de hoogte van deze bedragen en kunnen we deze automatisch meenemen voor de fiscale fiche volgend jaar. U hoeft niets te doen behalve ons voorafgaand meedelen onder welke categorie deze onkosten vallen (zie hierboven).
-
Indien u geen onkosten of alleen forfaitaire onkosten via de payroll doorgeeft, moet u aan Pro-Pay apart de bedragen van de (werkelijke) onkosten doorgeven alsook de kwalificatie van deze kosten als werkelijke kost of als forfaitaire kost volgens ernstige of niet-ernstige normen. Het volstaat dat u deze informatie bezorgt aan uw Payroll Business Partner wanneer wij de nodige informatie opvragen voor het opstellen voor de fiscale fiches van 2022.
Aangezien bovenstaande verplichting ingaat vanaf inkomstenjaar 2022, zullen wij de gegevens over de ons onbekende onkosten voor het eerst moeten ontvangen begin 2023. Wij zullen u hierover tijdig contacteren.
! Op deze manier zal de fiscus algemeen een beter beeld krijgen over welke onkosten u binnen de onderneming terugbetaalt. Dit kan leiden tot meer gerichte controles van de fiscus, dus maak van deze gelegenheid gebruik om te verifiëren of u de terugbetaling van alle onkosten (forfaitaire én werkelijke) die u toekent, kan rechtvaardigen.
Sancties in geval van niet-naleving
Indien de bedragen niet vermeld worden op de fiscale fiche 281.10, hangen de sancties af van het type kosten :
- “Vaste” forfaitaire onkostenvergoeding: fiscus kan weigeren dat de kosten worden afgetrokken worden als professionele kost en/of de toeslag geheime commissielonen van 309 % toepassen.
- “Variabele” werkelijke kosten: de fiscus kan een administratieve boete opleggen. De aftrekbaarheid zal echter niet geweigerd worden, noch kan de toeslag geheime commissielonen toegepast worden.
! Actiepunten
- Bezorg uw Payroll Business Partner in antwoord op het overzicht dat u zal ontvangen, de correcte kwalificatie van de toegekende onkostenvergoeding(en) die wij via payroll voor u verwerken.
- Indien u bepaalde onkostenvergoedingen toekent buiten de payroll, moet u deze bedragen goed bijhouden zodat u ons begin 2023 de nodige gegevens kan bezorgen.
- Maak een analyse binnen uw onderneming of de (forfaitaire) terugbetaling van onkosten gerechtvaardigd is.
