Update forfaitaire vergoedingen dienstreizen
De kosten die een werknemer oploopt wanneer deze voor beroepsdoeleinden de baan opgaat in België of tijdens een beroepsmatig verblijf in het buitenland, kunnen onder bepaalde voorwaarden op forfaitaire wijze vergoed worden door de werkgever. Zowel voor de binnenlandse dienstreizen als voor de buitenlandse dienstreizen zijn er een aantal wijzigingen.
Verhoging RSZ-vergoeding binnenlandse dienstreizen voor niet-sedentaire werknemers
Zogenaamd niet-sedentaire werknemers (dit zijn werknemers die zich minimum 4 opeenvolgende uren per dag moeten verplaatsen) kunnen een tweeledige forfaitaire vergoeding ontvangen:
-
enerzijds een bedrag dat de afwezigheid van faciliteiten compenseert (t.t.z. geen gebruik kunnen maken van de normale wasplaatsen, refters en toiletten die op kantoor aanwezig zijn);
-
anderzijds een bedrag dat de kosten van een maaltijd buitenhuis compenseert.
Het eerste bedrag is gelijk aan 10 EUR per dag, het tweede bedrag verhoogt met ingang van 1 januari 2026 van 7 EUR naar 9 EUR per dag (samen maximum 19 EUR i.p.v. vroeger 17 EUR).
! Indien de betrokken werknemer maaltijdcheques ontvangt, moet de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque verrekend worden met het forfaitair bedrag van 9 EUR.
! Ondanks de verhoging blijft er nog steeds een verschil met het forfaitair bedrag van 21,22 EUR dat momenteel op fiscaal vlak geldt, weliswaar onder voorwaarde van een dienstreis van minstens 6 uur. Om een forfaitair bedrag vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen toe te kennen, raden we dus aan om de totale dagvergoeding te beperken tot 19 EUR (vroeger: 17 EUR).
Aanpassing modaliteiten buitenlandse dienstreizen voor hoofdzakelijk sedentaire werknemers
In een vorige nieuwsbrief hadden we reeds gemeld dat de aanvaarde forfaitaire bedragen in de zogenaamde “landenlijst” met ingang van 1 augustus 2025 aangepast werden. Middels een fiscale circulaire van 27 oktober 2025 waar de RSZ zich eind 2025 heeft bij aangesloten, worden met ingang van 1 januari 2025, en dus retroactief, de volgende modaliteiten aangepast:
-
Het is voortaan mogelijk om een volledige dagvergoeding toe te kennen voor een buitenlandse dienstreis met heen- en terugreis op dezelfde dag, ook als deze ééndaagse reis minder dan 10 uur duurt.
-
Een volledige (in plaats van een gehalveerde) dagvergoeding kan ook toegekend worden voor de dag van vertrek en de dag van terugkeer in het kader van een meerdaagse buitenlandse dienstreis.
-
De procentuele verminderingen (35% voor de lunch en 45% voor het diner) wanneer de maaltijdkosten worden betaald door de werkgever of door een derde partij (klant, leverancier, enz.) blijven in alle gevallen behouden.
! De door Pro-Pay ontwikkelde tool werd aangepast om u in staat te stellen zelf eenvoudig de vergoedingen voor buitenlande dienstreizen te berekenen, rekening houdend met bovenstaande wijzigingen.
