Verhoging vergoeding bureaukosten en uitdoving 10%-regeling voor bureaukosten

Werknemers die structureel en regelmatig thuiswerken kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen van hun werkgever. Het maximumbedrag van deze kostenvergoeding is op 01.06.2022 verhoogd van € 137,40 naar € 140,15 per maand.

Tot nu toe accepteerde de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat thuiswerkers onder bepaalde voorwaarden een bedrag kregen gelijk aan 10% van het brutoloon als kostenvergoeding voor het thuiswerk. Vanaf 01.06.2022 dooft deze regeling uit.

Verhoging bureauvergoeding

Aangezien de kosten verbonden aan het thuiswerk relatief klein en moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat men deze kosten forfaitair raamt. De forfaitaire bureauvergoeding is onder andere bedoeld om kosten voor verwarming, elektriciteit, water, verzekeringen, kantoorbenodigdheden en versnaperingen te dekken.

De RSZ heeft in haar tussentijdse administratieve instructies meegedeeld dat de bureauvergoeding opnieuw geïndexeerd wordt. Het maximumbedrag van € 137,40 per maand dat van toepassing was van 01.04.2022 tot en met 31.05.2022 werd met ingang van 01.06.2022 verhoogd naar € 140,15 per maand.

De fiscus had in zijn circulaire van 26.02.2021 reeds aangegeven dat hij het bedrag van de bureauvergoeding zoals vastgesteld door de RSZ zal volgen, alsook de evolutie van dit bedrag. Het bedrag van € 140,15 is dus vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag van € 140,15 per maand is een maximumbedrag. Het is dus niet verplicht om dit maximumbedrag toe te kennen, maar het staat u vrij om het bedrag te verhogen tot € 140,15 per maand vanaf 01.06.2022.

We willen u er ook aan herinneren dat er voor thuiswerkers een schriftelijke overeenkomst dient opgesteld te worden, in principe ten laatste op het moment dat de werknemer begint met het thuiswerk. In dit geschrift moeten bepaalde verplichte vermeldingen worden opgenomen, zoals de plaats waar de werknemer zal telewerken, de manier waarop de kosten zullen worden vergoed, etc.

Andere kostenvergoedingen voor thuiswerk

Bovenop de bureauvergoeding kan de werkgever ook nog de volgende zaken forfaitair vergoeden:

• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar privé-internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden.
• € 20 per maand indien de werknemer zijn/haar eigen pc gebruikt voor professionele doeleinden. OF € 10 per maand (€ 5 per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner (en dit gedurende een maximale termijn van 3 jaar). Let wel op, deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de het forfait van € 20 per maand voor het gebruik van de eigen pc.

Deze vergoedingen werden niet verhoogd: de maximumbedragen blijven dus hetzelfde.

Uiteraard kunnen de forfaitaire bedragen enkel worden toegekend indien de bureau- en internetkosten niet reeds op een andere manier vergoed worden aan de werknemer.

Wijziging standpunt RSZ 10%-regeling voor thuiswerkers

Als alternatief voor de forfaitaire burauvergoeding, was het voor werkgevers mogelijk om onder bepaalde voorwaarden gebruik te maken van de zogenaamde “10%-regeling”. In het kader van de “10%-regeling” aanvaardde de RSZ dat thuiswerkers een forfaitaire bureauvergoeding gelijk aan 10% van het brutoloon kregen, weliswaar beperkt tot het deel dat betrekking had tot het thuiswerk.

De RSZ heeft in haar laatste administratieve instructies haar standpunt gewijzigd: vanaf 01.06.2022 kan deze 10%-regeling enkel nog verder toegekend worden aan thuiswerkers die reeds vóór deze datum deze 10%-regeling genoten, én voor zover het gedeelte thuiswerk niet verandert (“uitdoofscenario”). Voor de situaties die niet voldoen aan deze voorwaarden, kan de 10%-regeling niet toegepast worden vanaf 01.06.2022.

Actiepunt

Informeer uw Payroll Business Partner indien u de forfaitaire bureauvergoeding wenst te verhogen.

Op de hoogte blijven van al ons nieuws? Schrijf u in voor onze nieuwsbrief: