Wet private opsporing: de deadline voor het opstellen van het reglement rond private opsporing nadert!
In onze vorige nieuwsbrieven van 3 april 2025 en 13 maart 2026 hebben we meer uitleg gegeven over de verplichtingen in het kader van de Wet Private Opsporing (kortweg “WPO”).
In een uitspraak van de arbeidsrechtbank te Kortrijk werd opnieuw onderzocht in welke mate een werkgever de verplichtingen uit de WPO had nageleefd tijdens een onderzoek naar een ontslag om dringende reden. In steeds meer rechtspraak wordt dus rekening gehouden met de verplichtingen in de WPO. Een belangrijke deadline die nu snel dichterbij komt, is die voor het opstellen van het reglement rond private opsporing.
Wat moet er in het reglement rond private opsporing staan?
Via dit reglement moeten werknemers geïnformeerd worden dat de werkgever activiteiten van private opsporing kan uitvoeren en geven zij hun toestemming hiervoor. Daarnaast moet het reglement de regels voor het uitvoeren van private onderzoeken op de werkvloer vastleggen, zoals:
- wie het onderzoek uitvoert;
- welke feiten aanleiding kunnen geven tot een privaat onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek door een personeelsdienst in het kader van een ontslag om dringende reden naar een mogelijke diefstal door een werknemer;
- hoe het onderzoek praktisch verloopt.
Wie moet dit reglement opstellen?
Elke werkgever die private onderzoeken wil uitvoeren op de werkvloer, ongeacht de grootte van de onderneming.
Vorm?
De wet schrijft enkel voor dat er een reglement moet opgesteld worden. Dit kan bijvoorbeeld via een cao of via een bijlage bij het arbeidsreglement. Wij raden echter aan om het reglement op te nemen in een policy.
Deadline?
Het reglement moet voor 16 december 2026 opgesteld zijn.
Wat zijn de gevolgen indien deze verplichting niet nageleefd wordt?
De bevindingen uit een privaat onderzoek dat na 16 december 2026 uitgevoerd wordt zonder reglement, zullen als nietig beschouwd worden. In een gerechtelijke procedure, zoals een procedure rond een ontslag om dringende reden, kan de rechtbank deze bevindingen buiten beschouwing laten.
Met welke verplichtingen uit de WPO moet een werkgever nog rekening houden?
-
Indien een personeelsdienst structureel activiteiten van private opsporing uitvoert kwalificeert deze als een “interne dienst voor private opsporing” die over een vergunning en een identificatiekaart moet beschikken.
-
Bij occasionele private onderzoeken door de personeelsdienst is dit niet vereist, maar de overige verplichtingen van de WPO blijven dan wel van toepassing.
-
Wanneer een werkgever effectief een privaat onderzoek start naar een werknemer, zijn bijkomende documenten vereist. Welke dat precies zijn, hangt af van wie het onderzoek uitvoert en welke onderzoekshandelingen (confrontatie, interview, observatie etc.) gesteld worden.
Wat kan Pro-Pay voor u doen?
We helpen u graag verder met het opstellen van de nodige documenten of bezorgen u templates. Uiteraard kunt u altijd bij ons terecht met uw vragen over de WPO via legal@pro-pay.be.
